home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / BUSINESS / TASKMSTR.LZH / TMASTER.EXE / MANUAL.DOC next >
Text File  |  1992-11-07  |  44KB  |  1,048 lines
  1.                          Task Master 2.4
  2.              Copyright (c) Robert K. Summers 1988-92
  3.                       All Rights Reserved.
  4.   Distributor: RKS Software, 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA
  5.  
  6. Task Master is an all-purpose project tracking program.  Its
  7. purpose is to help you keep track of office tasks, projects,
  8. assignments, correspondence, and other work - easily.
  9.  
  10.                              LICENSE
  11.  
  12. You are licensed to use this copy of Task Master on a SINGLE
  13. machine and to make archival copies for the sole purpose of backing
  14. up the program.  If you have more than one computer, you must
  15. purchase separate copies of Task Master for each computer.
  16.  
  17.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  18.  
  19. Task Master is provided on an "AS IS" basis, with no implied
  20. warranty regarding merchantability or fitness for any particular
  21. purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  22. representations or warranties with respect to the contents
  23. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  24. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  25. author, will not be liable to you or any third party for any use
  26. of (or inability to use) this software, or for any damages
  27. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  28. its agents are apprised of the possibility of such damages
  29. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  30. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  31. including but not limited to special, incidental, consequential
  32. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  33. performance of the program is on you.
  34.  
  35.                           A NOTICE TO:
  36.  
  37.                            USER GROUPS
  38.                      SHAREWARE DISTRIBUTORS 
  39.                ELECTRONIC BULLETIN BOARD OPERATORS
  40.  
  41. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  42. board operators are welcome to add Task Master to their libraries.
  43.  
  44. If you have received Task Master through a user group, a
  45. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  46. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  47. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  48. $39 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  49. continue using Task Master beyond the 30 day trial period.
  50. Page 2
  51.                          SHAREWARE TRIAL
  52.  
  53. You may have procured this software from another source such as the
  54. libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or from a
  55. friend. That's fine!. We encourage registered users to introduce
  56. new users to Data Master by providing them with an unregistered
  57. copy. Try it out for up to 30 days, and if you decide to continue
  58. using it, pay the license fee of $39. You'll receive a registered
  59. copy and other benefits described below.
  60.  
  61. Shareware gives users a legal but limited trial period to test the
  62. software before purchase.  Task Master in shareware form is fully
  63. functional and completely documented. However, telephone support is
  64. not available to unregistered users. You must purchase the program
  65. (called "registering") before you can get telephone support. 
  66.  
  67.                          HOW TO REGISTER
  68.  
  69. You can register by mailing the form below with a check for $39.
  70.  
  71. If you are a member of COMPUSERVE, registration is even easier.
  72. Just GO SWREG. The $39 registration fee will be charged to your
  73. COMPUSERVE account. COMPUSERVE will notify us immediately of your
  74. registration and you will receive the benefits of registration
  75. cited below.
  76.  
  77.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  78.  
  79. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF TASK MASTER,
  80. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  81. copy will include any new features which have been added since
  82. the shareware copy was released, and will include corrections for
  83. any bugs or problems reported to us. In other words, the latest
  84. and the greatest.
  85.  
  86. 2. FREE TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, or by
  87. regular mail.  We will gladly help you with any problems or
  88. questions you may have.  Telephone technical support is available
  89. only to registered owners. 
  90.  
  91. 3. DISCOUNT on upgrades to future versions. If you don't register,
  92. we can't notify you of new versions of Task Master. 
  93. Page 3
  94.  
  95.                          SOME QUESTIONS
  96.  
  97. What is Task Master?
  98.  
  99. Task Master is a very powerful, yet easy to use project management
  100. program.  With it, you can create a file of projects, assignments,
  101. tasks, etc., and easily keep track of all the work going on in the
  102. office. You can query it for any selected subset of records, e.g.,
  103. all of Smith's delinquent projects. You can produce reports in any
  104. of several formats, or design your own reports. It has a
  105. sophisticated pop-up appointment calendar, a pop-up calculator, and
  106. other useful business tools.  
  107.  
  108. Task Master is network-ready. It will run as a multi-user program
  109. on Novell and other local area networks.
  110.  
  111. What equipment do I need?
  112.  
  113. Task Master is designed to work on any IBM PC/XT/AT/386/486 or
  114. compatible computer, with a monochrome or color monitor.  It
  115. requires 384K of working memory.  Task Master works with any dot
  116. matrix or laser jet printer.
  117.  
  118. Task Master is designed for use on a hard disk system.  If you do
  119. not have a hard disk, you may want to consider a less powerful
  120. project management program.
  121. Page 4
  122.  
  123.                           INSTALLATION
  124.  
  125. Make a working copy of the program disk and put the original away
  126. in a safe place.
  127.  
  128. INSTALLATION ON 3 1/2 INCH DRIVE:
  129.  
  130. 1. Place the working disk in drive A and type TMASTER.  The program
  131. files will be extracted automatically.
  132.  
  133. 2. Erase the TMASTER.EXE file from the working disk.
  134.  
  135. 3. Type TM to start the program.
  136.  
  137. INSTALLATION ON A HARD DISK:
  138.  
  139. 1. Place the distribution disk in drive A.
  140.  
  141. 2. At the A:> prompt, type INSTALL plus the letter of the drive on
  142. which you wish to install Task Master.  Example: INSTALL C <press
  143. Enter>.
  144.  
  145. 3. The install program will copy the TMASTER.EXE file from the
  146. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  147. called TM. The install program will extract the Task Master files
  148. from TMASTER.EXE and start Task Master for you.
  149.  
  150. 4. To start Task Master any time in the future, go to the TM
  151. directory, and type TM.
  152.  
  153. If you have downloaded TMASTER.EXE from a BBS and do not have the
  154. install program, just create a directory called TM on your hard
  155. disk, copy TMASTER.EXE into the directory, and type TMASTER.  When
  156. the files have been extracted, just type TM to start the program.
  157.  
  158. TMASTER.EXE is not changed when the working files are extracted
  159. from it. You can put it on another PC and use it to extract the
  160. Task Master working files for use on that machine.  Task Master is
  161. completely portable inside TMASTER.EXE.
  162.  
  163.  
  164. INSTALLATION ON A NETWORK:  Follow the installation instructions
  165. above for installation on a hard disk.  The network supervisor must
  166. assure that Task Master users are given Read, Write, and Create
  167. rights in the Task Master directory.  Ideally, they should be given
  168. all rights except Parental rights in the Task Master directory.
  169.  
  170. The network supervisor must also assure that the Task Master
  171. directory is the current directory when the program is executed.
  172. Page 5
  173.  
  174.                          CONFIG.SYS FILE
  175.  
  176. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  177. computer. It should be in the root directory of your fixed disk. If
  178. you do not already have a CONFIG.SYS file you should create one
  179. that has these two lines:
  180.  
  181.                             FILES=21
  182.                            BUFFERS=16
  183.  
  184.  
  185. In a network environment, you may need to set the FILES value to a
  186. higher number, e.g., FILES=31.
  187.  
  188. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include settings
  189. for files and buffers, you should add the two lines above to the
  190. file.  You can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file
  191. already contains settings for files and buffers greater than these,
  192. you can leave them as they are.
  193.  
  194. In most cases, Task Master will be able to detect whether you have
  195. a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome monitor
  196. and the Task Master screens appear to have a bright, washed out
  197. look, type TM M to start Task Master.  The extra M tells Task
  198. Master to use monochrome, not color.
  199.  
  200.  
  201.                       STARTING TASK MASTER
  202.  
  203. Go to the Task Master directory on your hard disk. Type TM at the
  204. DOS C:> prompt to start Task Master.  The first time you run Task
  205. Master it will automatically create the master database, called
  206. PROJECTS.DBF, and other necessary program files.
  207.  
  208. Opening Screen - the opening screen contains our copyright
  209. statement.
  210.  
  211. The next screen displays the message "Updating for delinquent
  212. projects." TM is checking for projects with due dates earlier than
  213. today's date.  If it finds any, their status code will be changed
  214. to DEL (delinquent).
  215.  
  216. Page 6
  217.  
  218.                            MAIN MENU:
  219.  
  220. You can use any or all of the fields in each record to record
  221. project data.  Here is what each field is designed for.
  222.  
  223. Number: TM automatically numbers your records from 1001 to 99999.
  224. When you hit record 100000, TM will start over at 1001 again.
  225.  
  226. Type: This field allows you to categorize your records. As you will
  227. see below, one of your report options is to produce a project
  228. report categorized by type.
  229.  
  230. You can invent any category types you want, e.g., CORR
  231. (correspondence), MED (medical), NY (New York), HIPRO (high
  232. priority), etc.
  233.  
  234. We suggest you record the types you invent in the TYPES look-up
  235. database accessed through the main menu VIEW option (discussed
  236. below). The TYPES look-up database does not interact with the
  237. program in any way.  It is just there so you have an on-line place
  238. to record your "types" codes for reference.
  239.  
  240. Project: This field allows you to record the name of the project.
  241.  
  242. Description: This field allows you to describe your project.
  243.  
  244. Assn Office: This field allows you to record the abbreviation of
  245. the office to which the project is assigned.  The OFFICES look-up
  246. table accessed through the VIEW option on the main menu, allows you
  247. to record the abbreviation and the full name.  TM uses this look-up
  248. table to print the full office name on project control forms.
  249.  
  250. Contact: This field allows you to record the name/phone of the
  251. person to contact for information about the project.
  252.  
  253. Assigned: This field allows you to record the date the project was
  254. assigned.  TM automatically assigns today's date as a convenience,
  255. but this may be over-typed.
  256.  
  257. Due: This field allows you to record the project due date.
  258.  
  259. Completed: This field allows you to record the date the project was
  260. completed. When you enter a date in this field, TM automatically
  261. places COM (completed) in the Status Code field.
  262.  
  263. Curr Status: This field allows you to record a narrative
  264. description of the current status of the project.
  265. Page 7
  266.  
  267. Status Code: This field allows you to record the current status
  268. code of the project.  TM uses three status codes automatically. 
  269. You may add any others you want.  The three standard TM status
  270. codes are WIP for Work in Progress, COM for Completed, and DEL for
  271. Delinquent. WIP is assigned automatically when you add a new
  272. record.
  273.  
  274. The CODES look-up table accessed from the main menu VIEW option
  275. shows the three standard status codes.  If you invent any other
  276. status codes, this is a good place to record them for future
  277. reference.
  278.  
  279. Comments: This field allows you to record any comments or notes you
  280. may have about the project.
  281.  
  282. When you have finished adding data for a new record, TM will ask
  283. you if you want to save the record.  If you answer no, TM will
  284. return you to the main menu. If you answer yes, TM will add the new
  285. record to the database, and ask you if you want to print a project
  286. control form.
  287.  
  288. The project control form is designed to provide a working cover
  289. sheet for the project documents.  When the project is completed it
  290. can be filed with the project papers to document project history.
  291.  
  292. If you have created a memo (F2 key) for this project, it will be
  293. printed on the bottom half of the project control form.
  294.  
  295. You may select any main menu option by pressing the first letter of
  296. the option, or by placing the lite-bar over the option and pressing
  297. the Enter key.
  298.  
  299. Add: Select this option to add new records.  
  300.  
  301. Edit: Select this option to edit any record.  When editing a date
  302. field, you may increment or decrement the date by pressing the + or
  303. - key, as appropriate.
  304.  
  305. Next: Select this option to display the next record.
  306.  
  307. Previous: Select this option to display the previous record.
  308.  
  309. Find: Select this option to locate any desired record. 
  310.  
  311. Zap: Select this option to delete the current record.
  312. Page 8
  313.  
  314. Reports: Select this option to display a list of available reports.
  315. There are five fixed-format reports, plus a user-defined report.
  316.  
  317. If you select one of the fixed format reports, you will be given
  318. the option of sending the report to the printer, screen, disk
  319. file, of the form letter file.  Send the report to a disk file if
  320. you want to edit the report with your favorite word processor.
  321. Send the report to the form letter file if you want to edit the
  322. report with Task Master's word processor.
  323.  
  324. The user-defined report is quite powerful. It allows you to create
  325. your own reports, and save the report specifications for future
  326. use. You can create an unlimited number of user-defined reports.
  327. See Appendix B - Report Writer for details of operation.
  328.  
  329. Services: Select this option to display a list of important
  330. utilities.
  331.  
  332. A - Purge completed records - This feature allows you to keep your
  333. file up to date by getting rid of records of completed projects. 
  334. We suggest that before you purge completed project records, you set
  335. the filter to completed records and print a copy of report # 1 so
  336. you will have a file copy of the records for future reference.
  337.  
  338. B - Print control sheet - This feature allows you to print a
  339. duplicate copy of the project control form, e.g., in case the
  340. original is damaged.
  341.  
  342. C - Write form letter - Select this option to prepare form letters. 
  343. You can merge data from your records into your form letters, and
  344. them print them.  See the instructions which are part of the form
  345. letter utility.
  346.  
  347. D - Set Printer Options - Select this option to (1) set the lines
  348. per page (default is 55) for the five pre-formatted reports, and
  349. (2) set the printer orientation to regular dot matrix, laserjet
  350. portrait, or laserjet landscape (default is regular dot matrix).
  351.  
  352. E - Set next number - Use this feature to manually set the next
  353. project number.  The next number to be assigned is shown.  Changing
  354. the next number is normally NOT something you would want to do,
  355. since Task Master takes care of numbering projects in exact
  356. sequential order for you. However, if you want to reset the next
  357. number to one of your own choice, you can do it here.  As in all
  358. parts of Task Master, you can press Esc to back out of this
  359. procedure if you change your mind and decide not to change the next
  360. number.
  361. Page 9
  362.  
  363. F - Set date format - Use this feature to select the date format
  364. you prefer.
  365.  
  366. G - Toggle auto-statcode - Use this feature to turn the automatic
  367. status code update on or off.  When you toggle the automatic status
  368. code update off, Task Master will not automatically check for
  369. delinquent records when the program starts, and will not
  370. automatically change the status code when you edit records.  All
  371. status codes must be entered manually when automatic status update
  372. is toggled off.
  373.  
  374. H - Report/form heading - Use this option to change the heading on
  375. the project control form and reports.
  376.  
  377. I - Print Users Manual - Use this option to print the Users Manual.
  378.  
  379. J - Copy to ASCII file - Select this option to copy your records to
  380. an ASCII file.  You may copy to an ASCII file in which the records
  381. are fixed length or variable length.  Fixed length ASCII files are
  382. called SDF (System Data Format) files. Variable length files are
  383. called DELIMITED files.
  384.  
  385. In fixed length SDF files, records are fixed length, each separated
  386. by a carriage return/line feed.  Fields are fixed length and there
  387. is no field separator.  Character fields are padded with trailing
  388. blanks, numeric fields are padded with leading blanks, date fields
  389. are written in the form yyyymmdd, and logical fields are written as
  390. T or F.  The end-of-file mark ia 1A hex or CHR(26).
  391.   
  392. In a delimited file, records are variable length, separated by a
  393. carriage return/line feed.  Fields are variable length and
  394. separated by commas. Character fields are enclosed in delimiters
  395. (the double quote mark is the default delimiter). Leading and
  396. trailing spaces for numeric and character fields are truncated,
  397. date fields being written in the form yyyymmdd, and logical fields
  398. are written as T or F. The end-of-file mark is 1A hex or CHR(26).
  399.  
  400. K - Copy to dbase - Select this option to copy the projects file,
  401. or selected fields in the projects file, to another dbase file. 
  402. Task Master records are stored in a standard dbase file called
  403. PROJECTS.DBF.
  404.  
  405. L - Copy to mailmerge file - Select this option to copy your
  406. records to a file which can be read by the WordPerfect or Microsoft
  407. Word word processing programs.
  408. Page 10
  409.  
  410. M - Reindex files - Task Master uses automatically maintained files
  411. called indexes to keep your records in order by number, due date,
  412. office, type, and status code.  Power outages, power surges,
  413. brownouts (voltage reductions), or other power-related problems
  414. affecting your system can adversely affect these index files
  415. without your knowing it. If your records ever seem to be out of
  416. sequence, just use this feature to rebuild the index files. 
  417.  
  418. N - Import dbase Records - Task Master's data files (PROJECTS.DBF
  419. and PROJECTS.DBT) are in the industry-standard dbase format. This
  420. option allows you to import records from other dbase files into
  421. Task Master. Your existing Task Master records are not affected.
  422. The new records are just added to your existing records.  
  423.  
  424. IMPORTANT: After importing new records, you will have to do two
  425. things:
  426.  
  427. 1. Number the new records. Use the F3 Set Index key to place your
  428. records in Number order.  Because the new records have no numbers,
  429. they float to the top of the file, before those records with
  430. numbers.  Task Master does not allow you to change the project
  431. number in Edit mode. Therefore, select View from the main menu,
  432. then Projects, to access the projects in browse mode.  Highlight
  433. the Number field of the first blank record, press Enter, and insert
  434. the correct new number.  Repeat this for all new records.
  435.  
  436. 2. Reset the next automatic number. Select Set Next Number on the
  437. Services menu, and set the next automatic number.  For example, if
  438. the last number you assigned to the new records was 2209, you would
  439. set the next automatic number to 2210.
  440.  
  441. O - Import ASCII records - This option allows you to import records
  442. from ASCII files. After importing new records, you must assign
  443. record numbers and set the next automatic number as described
  444. above.
  445.  
  446. View: Select this option to browse through the records of your main
  447. PROJECTS database and the three look-up databases.  This option,
  448. like all others, obeys the filter condition. 
  449.  
  450. Press the Esc key to exit View mode and return to the main menu.
  451.  
  452. Quit: Select this option to quit TM.
  453. Page 11
  454.  
  455.                           FUNCTION KEYS
  456.  
  457. F1 function key - press F1 to display the Users Manual.  While in
  458. the help screen, you may Search for any desired subject, and print
  459. all or any portion of the User Manual.
  460.  
  461. F2 function key - use this feature to view or edit the text in the
  462. memo field of the current record.  You may enter any text you want. 
  463. We suggest you keep your comments short, however, since disk space
  464. used for memos means less space available for records.  Press
  465. Ctrl-W to save any changes.  Press Esc to exit without saving
  466. changes.
  467.  
  468. F3 function key - use this feature to select the index, or order,
  469. of your records. The default order is due date.  When Task Master
  470. starts, you will be looking at the project with the earliest due
  471. date.  With the F3 function key, you may set the order of your
  472. records to due date, number, type, status code, or office.  A small
  473. arrow will point to the active order.  When you select Next,
  474. Previous, or View the Projects database, the order of your records
  475. will obey this setting.
  476.  
  477. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  478. record. The copy will automatically be assigned the next project
  479. number.
  480.  
  481. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar and
  482. appointment notepad.  Press Esc to make it disappear.
  483.  
  484. F6 function key - This is a useful calculator that includes all the
  485. basic operators: addition (+), subtraction (-), multiplication (*),
  486. and division (/), plus exponentation (^) and a full-featured
  487. memory. Whenever you press an operator ('+', '-', '*', '/', or
  488. '^'), the previous number is shown above the display window. This
  489. is handy for when you are processing a list of numbers and forget
  490. where you were.
  491.  
  492. Memory Functions: To access memory functions, press "M", then one
  493. of the flashing keys:
  494.  
  495.     'R' -- recall number stored in memory
  496.     'C' -- clear memory (reset to zero)
  497.     '+' -- add current number to number stored in memory
  498.     '-' -- subtract current number from number stored in memory
  499.     '*' -- multiply number stored in memory by current number
  500.     '/' -- divide number stored in memory by current number
  501.  
  502. F7 function key - use this feature to display your record count.
  503. Remember that everything obeys the filter.  With a filter set, this
  504. feature will tell you how many records you have that meet the
  505. filter condition.  This can be extremely useful when someone wants 
  506. to know how many projects of a certain kind there are.
  507. Page 12
  508.  
  509. F8 function key - exit to DOS. This feature allows you to exit to
  510. the DOS prompt where you may do anything you like. To return to
  511. Task Master, type EXIT and press the Enter key.  Caution: always
  512. return to Task Master and quit Task Master normally before turning
  513. off your computer. 
  514.  
  515. F10 function key - this is one of your most powerful features. Use
  516. this feature if you want to work with a selected sub-set of your
  517. records.
  518.  
  519. You can choose the Quick Filter, or the Super Filter.  The Quick
  520. Filter allows you to define a simple filter condition very quickly.
  521. The Super Filter allows you to define rather sophisticated filter
  522. conditions.
  523.  
  524.                           QUICK FILTER
  525.  
  526. Use this to define simple filter conditions. For example, if you
  527. want to work with only those records where "Smith" is contained
  528. somewhere in the Comments field, enter SMITH on the Comments line
  529. of the filter-setting screen.  Press the PgDn key and you will be
  530. working with only that subset of records.  If you were interested
  531. only in the delinquent (DEL) Smith records, you would also enter
  532. DEL on the Status Code line.
  533.  
  534. You cannot include the Number field in a quick filter, but you can
  535. include the Memo field.  If you want to include only those records
  536. that have the word Indian ANYWHERE in the Memo field, just enter
  537. INDIAN on the memo line of the filter screen.
  538.  
  539. Look at the three date lines of the quick-filter screen.  There are
  540. two date blocks on each date line, preceeded by >= (greater than or
  541. equal to) and <= (less than or equal to) signs.  You can specify a
  542. time period for the filter by entering dates in the date blocks. 
  543. You can use the first date block by itself or in combination with
  544. the second date block to specify a precise time period.
  545.  
  546. For example, if you wanted to set the quick-filter for all
  547. delinquent projects where the word Smith was contained somewhere in
  548. the Comments field and the projects were assigned between 09/01/88
  549. and 10/15/88, you would enter "08/31/88" and "10/16/88" on the
  550. Assigned line, "DEL" on the Status Code line, and "SMITH" on the
  551. Comments line. Press the PgDn key and you will be working only with
  552. those records that meet the filter condition.
  553.  
  554. If you wanted to set the filter for only those projects assigned on
  555. one specific day, enter just that date in the first date block.
  556. Page 13
  557.  
  558.                           SUPER FILTER
  559.  
  560. This feature lets you use a sophisticated Query Builder to
  561. construct more complex filter conditions. With it you can define
  562. very complex filter conditions and save these definitions for
  563. future use.  Although very sophisticated, it is very intuitive to
  564. use.  After you have added several records, you should experiment
  565. with this filtering feature so you can see how powerful it can be.
  566. See Appendix A for details.
  567.  
  568. The filter condition you select affects everything TM does,
  569. including reports. You do not need to use this feature if you don't
  570. want to, but if you experiment with it and understand its power,
  571. you will use it often.
  572.  
  573. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message
  574. will appear to remind you.  When you clear the filter, the message
  575. disappears.
  576.  
  577. When you set a filter condition, EVERYTHING YOU DO conforms to the
  578. filter, including printing reports.
  579.  
  580. Page 14
  581.  
  582.                    APPENDIX A - QUERY BUILDER
  583.  
  584. The query builder allows you to define a condition which a record
  585. must meet in order for the record to be used by your application. 
  586. When you Quit the query builder with a query active, your
  587. application will have access to only those records which meet the
  588. query condition.  
  589.  
  590. Think of the query condition as a filter. Records that do not meet
  591. the query condition are temporarily filtered out. The other records
  592. in your database are still there, but they are temporarily hidden.
  593.  
  594. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the query
  595. builder menu.  All your records are now available to your
  596. application.
  597.  
  598. When you select the query builder, you will be presented with the
  599. following menu:
  600.  
  601.                        Build a new Query
  602.                        Add to current query
  603.                        Count matching records
  604.                        Zap (remove) existing Query
  605.                        Save current Query to disk
  606.                        Restore Query from disk
  607.                        Delete stored queries
  608.                        What is current Query
  609.                        Edit current Query
  610.                        View records matching Query
  611.                        Quit
  612.  
  613. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  614. presented with a list of the fields in the database you are working
  615. with.  Here is an example:
  616.  
  617.  
  618.                        Database Field List
  619.                        < Deleted? >
  620.                        ITEM
  621.                        AMOUNT
  622.                        DATE
  623.                        CHECK_NO
  624.                        TO
  625.                        CATEGORY
  626.                        COMMENTS
  627.                        OK
  628.                        MEMO
  629. Page 15
  630.  
  631. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  632. select the field.
  633.  
  634. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  635. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  636. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  637. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  638. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  639. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  640. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  641.  
  642. If you have selected a character type field, the query builder will
  643. display a menu of choices, as follows:
  644.  
  645.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  646.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  647.                     <   (LESS THAN)
  648.                     >   (GREATER THAN)
  649.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  650.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  651.                     $   (CONTAINS)
  652.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  653.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  654.                     S   (IS SIMILAR TO)
  655.                     B   (BEGINS WITH)
  656.                     E   (ENDS WITH)
  657.  
  658. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  659. display a menu of choices, as follows:
  660.  
  661.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  662.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  663.                     <   (LESS THAN)
  664.                     >   (GREATER THAN)
  665.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  666.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  667.  
  668. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  669. you as necessary to complete your specification for the field you
  670. have selected. 
  671. Page 16
  672.  
  673. The query builder will then present the following menu of choices:
  674.  
  675.                          DONE
  676.                          AND
  677.                          OR
  678.                          AND NOT
  679.                          OR NOT
  680.  
  681. For many simple queries, you can select DONE.  When first learning
  682. and experimenting with the query builder, you will probably want to
  683. select DONE and use the 'View records matching query' option to see
  684. the results of your query specification.
  685.  
  686. If you wish to include other field specifications in the
  687. query expression, you can select one of the other options, as
  688. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  689.  
  690. An example may help. Let's say your query expression at this point
  691. is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to work with
  692. only those SMITH's who live in California. Assuming your database
  693. contains a two character STATE field, you would:
  694.  
  695.      1. select AND instead of DONE.
  696.      2. select STATE from the field list.
  697.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  698.         (CONTAINS is often better)
  699.      4. enter CA for the state name.
  700.      5. select DONE.
  701.  
  702. Your query expression now contains the appropriate references to
  703. both fields.
  704.  
  705. When you have created your query expression, Query Active will
  706. flash on the screen. You can now select another option from the
  707. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  708. application will filter your records so that only those records
  709. meeting the query (filter) condition will be used.  
  710.  
  711. Add to Current Query:  Select this option to add more
  712. specifications to your query expression.
  713.  
  714. Count matching records:  Select this option to have the query
  715. builder count the number of database records that meet the query
  716. condition you have specified.
  717.  
  718. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  719. existing query condition.  This restores access to all the database
  720. records.
  721. Page 17
  722.  
  723. Save current query to disk:  Select this option to save the current
  724. query condition so you can use it later without having to redefine
  725. it.  When you select this option, you will be prompted for a
  726. description of the query condition.  Enter any description you
  727. want.
  728.  
  729. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  730. previously saved query condition.
  731.  
  732. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  733. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  734. to delete and the query builder will remove it from the query file.
  735.  
  736. What is current query:  Select this option to have the query
  737. builder display the current query.
  738.  
  739. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  740. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  741. database programmer, you will probably not want to do this.
  742.  
  743. View records matching query:  Select this option to view the
  744. records which match the query condition you have specified. 
  745.  
  746. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  747. your application.
  748.  
  749. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  750. simply experiment with it, building simple query conditions to get
  751. the feel of it.  As you become more comfortable with how it works,
  752. try more complex queries.  Remember to save queries which you may
  753. use again. This will save you the trouble of redefining them.
  754. Page 18
  755.  
  756.                    APPENDIX B - REPORT WRITER
  757.  
  758. The Report Writer allows you to create custom reports, output the
  759. reports to printer or disk, and save the report specifications for
  760. future use.
  761.  
  762. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  763. side, a column which gives the column number, and five columns
  764. which show the report specifications. The command options are:
  765.  
  766.      Load REPORT: Select this option for a list of previously
  767.      defined and saved reports.  Highlight the report you want,
  768.      press Enter, and the all the specifications for the selected
  769.      report will be loaded into the Report Writer.  
  770.  
  771.      Create REPORT: Select this option to create a new report. When
  772.      you select this option, you will be asked to name the report.
  773.      After naming the report, you must select Edit REPORT to define
  774.      the new report.
  775.  
  776.      Save REPORT: Select this option to save your report.
  777.  
  778.      Edit REPORT: Select this option if you want to define a new
  779.      report you have just Created, or change a report you have just
  780.      Loaded.  
  781.  
  782.      When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  783.      will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to
  784.      display a list of database fields.  Place the lite-bar over
  785.      the field you want to use in column 1 and press Enter.  The
  786.      name of the field you have selected will appear in the Column
  787.      Contents column. 
  788.  
  789.      Whether you are specifying the second column for a new report,
  790.      or editing an existing report you have Loaded, the editing
  791.      procedure is the same.
  792.  
  793.      Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column
  794.      Contents, Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use
  795.      the ENTER key to change the contents of a column. Use the
  796.      INSERT key to add a new column.  Use the DELETE key to delete
  797.      a column.  Use the ESCAPE key when finished editing.
  798.  
  799.      To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar
  800.      over the Column Contents column where you want to insert the
  801.      new column, and press Enter.  Select the desired field from
  802.      the list of fields which will be displayed. 
  803. Page 19
  804.  
  805.      To Change: To change the contents of any of the five report
  806.      specification columns, use the arrow keys to place the lite-
  807.      bar over the item you want to change, and press Enter.
  808.  
  809.      If you are changing an item in the Column Title column, you
  810.      will first be asked to specify the column width, and will then
  811.      be asked for the new title. The Column Title column initially
  812.      contains the name of the field you have selected.
  813.  
  814.      The Width column shows how wide the column is. If you want to
  815.      change the width of a column, select this item and enter a new
  816.      column width.  The default is the width of the field.  
  817.  
  818.      The Pict column lets you specify a picture, or mask, for
  819.      numeric fields.  Please ignore this column since Task Master
  820.      does not contain numeric at this time. 
  821.  
  822.      Delete Report: Select this option to delete previously saved
  823.      reports.
  824.  
  825.      Headers/Footers: Select this option to enter page titles
  826.      and/or page footers.
  827.  
  828.      Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify
  829.      the criteria which records have to meet in order to be
  830.      included in the report. See the Query Builder section for a
  831.      full discussion of how to specify a filter condition using the
  832.      Query Builder.
  833.  
  834.      Grouping Order: This option is only available if the database
  835.      has an active index.  You can find out if you have an active
  836.      index by choosing Grouping Order from the command list, and
  837.      then selecting View current sort selection.  If there is no
  838.      active index, the report writer will tell you.
  839.  
  840.      You may use this option to have the report writer group your
  841.      data into major and secondary groups. A group change is a
  842.      point where a change takes place in one of the keys in an
  843.      indexed database. Report subtotals will be printed at a group
  844.      change. 
  845.  
  846.      If your database has one or more active indexes, the report
  847.      writer will present a menu of index choices.  Pick the index
  848.      you want to use for the report.
  849. Page 20 
  850.  
  851.      Next, the report writer will ask you if you want to select a
  852.      major group from the index key. If you answer Yes, the report
  853.      writer will present a menu of major group choices based on the
  854.      index you have chosen to use.  For example, if your index is
  855.      based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two
  856.      choices:
  857.  
  858.                          LNAME
  859.                          LNAME+FNAME
  860.  
  861.      If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  862.      writer will not ask you if you want to use a secondary group.
  863.      If you select LNAME, the report writer will ask you if you
  864.      want to select a secondary group from the index key.  If you
  865.      answer Yes, the report writer will present a menu of choices
  866.      based on the unselected portion of the index expression.  In
  867.      the example we are using, the menu would consist of the single
  868.      choice FNAME. 
  869.  
  870.      If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a
  871.      little by producing sample reports, and you will quickly see
  872.      how it works.
  873.  
  874.      Other Options: Select this option to customize the look of
  875.      your report. There are five categories within this option:
  876.  
  877.           Page Dimensions: Use the choices in this category to set
  878.           the desired page length, page width, top margin, and left
  879.           margin.
  880.  
  881.           Group Headers and Totals: Use the choices in this
  882.           category to give the major or minor groups, if any, a
  883.           title.  The default titles are Major Group: and Minor
  884.           Group:.  You can also select any underlining characters
  885.           you may want to use for the gropu headers and totals.
  886.  
  887.           Eject (new page) Options: Use the choices in this
  888.           category to specify how you want the report writer to
  889.           eject pages.
  890.  
  891.           Separator Characters: Use the choices in this category to
  892.           specify separator lines and characters for titles,
  893.           individual detail lines, columns, etc.
  894. Page 21
  895.  
  896.           Miscellaneous Options: Use the choices in this category
  897.           to specify whether you want to include a standard two
  898.           line header on each page consisting of the page #, date,
  899.           and time.  You can also specify whether you want a full
  900.           or summary report.  You would use a summary report
  901.           primarily for numeric reports where the major group
  902.           totals were all you were interested in.
  903.  
  904.           The printer setup and exit codes allow you to send
  905.           printer control codes to the printer at the beginning and
  906.           end or the report.  For example, if you are working with
  907.           an Epson dot matrix printer, and want to print a report
  908.           in condensed print, you would enter 15 as the setup code
  909.           and 18 as the exit code.  
  910.  
  911.           For a laserjet printer, the setup code for condensed
  912.           print is 27,38,107,50,83. For landscape mode, enter
  913.           27,38,108,49,79 for the setup code. The exit code for
  914.           laserjet printers is always 27,69.
  915.  
  916.           Printer control codes can vary widely from printer to
  917.           printer, so check your printer manual for the exact codes
  918.           for your printer.
  919.  
  920.           Unless you are very familiar with the printer control
  921.           codes used by your printer, you will normally leave the
  922.           printer setup and exit codes blank. Leaving them blank
  923.           means that the printer will print in whatever font the
  924.           printer is currently set for.
  925.  
  926.      Print Report: Select this option to send the report to the
  927.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  928.      option until you are sure you have the report just the way you
  929.      want it, since the disk file option displays the report on the
  930.      screen while also writing to the disk.  You can see right away
  931.      whether the report looks the way you want it to.  
  932.  
  933.      You can suspend or quit report production by pressing the Esc
  934.      key at any time.
  935.  
  936.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you will
  937.      be prompted for a file name.
  938.  
  939.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  940.      total configuration being used by the report writer.
  941.  
  942. Page 22
  943.  
  944.              ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  945.  
  946. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  947. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  948. principle works for you.  If you are unable to resolve a shareware-
  949. related problem with an ASP member by contacting the member
  950. directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help you
  951. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  952. provide technical support for members' products.  Please write to
  953. the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a
  954. Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  955.  
  956.  
  957.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  958.  
  959.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  960.  
  961. Please make regular backup copies of your records to protect
  962. against accidental erasures or system malfunction. Your records are
  963. in the file called PROJECTS.DBF.  Memo field data is in the file
  964. called PROJECTS.DBT. These two files must be backed up at the same
  965. time.
  966.  
  967. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  968. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  969. programs available for saving and restoring copies of your records.
  970. These include Fastback Plus, PC Tools Deluxe, and Norton Utilities.
  971.  
  972. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  973. your records (Services Menu) after restoring.
  974. Page 23
  975.  
  976.                         TECHNICAL SUPPORT
  977.  
  978. We will be glad to help with any problems you may have.
  979.  
  980. You may contact us for technical support by:
  981.  
  982.      -Compuserve E-Mail at 72357,2034 - 24 hours a day.
  983.  
  984.      -FAX at 703-534-4358 - 24 hours a day.
  985.  
  986.      -Voice at 703-534-1726. Normal business hours.
  987.  
  988.      -Answering machine at 703-534-1726 - 24 hours a day.
  989.  
  990.      -Mail at:
  991.  
  992.           RKS Software, Inc.
  993.           3820 N. Dittmar Road
  994.           Arlington, VA 22207-4565
  995.  
  996.  
  997.  
  998.               -- TASK MASTER REGISTRATION FORM --
  999.  
  1000. Phone orders - CALL 703-534-1726. VISA/MC. FEDERAL EXPRESS.
  1001.  
  1002. Mail orders - Mail this form to: RKS Software, Inc.
  1003.                                  3820 N. Dittmar Road
  1004.                                  Arlington, VA 22207
  1005.  
  1006. FAX orders - FAX this form to 703-534-4358. Be sure to complete
  1007. VISA/MC information and sign in the signature block.
  1008.  
  1009. ___ check for $39.00 is enclosed.
  1010.  
  1011. ___ charge my ______ VISA _____ MC credit card.
  1012.  
  1013. credit card # _________________________________ expires:_________
  1014.  
  1015. Signature if credit card order:__________________________________
  1016.  
  1017. PLEASE RUSH:
  1018.  
  1019. 1. REGISTERED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF TASK MASTER.
  1020. 2. FREE TECHNICAL SUPPORT as described in this manual, and
  1021. 3. DISCOUNT on future versions of Task Master.
  1022.  
  1023. SEND TO:
  1024.  
  1025. Name: _________________________________________________________
  1026.  
  1027. Address: ______________________________________________________
  1028.  
  1029. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  1030.  
  1031. Phone:_________________________________________________________
  1032.  
  1033. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  1034.  
  1035. ---------------------------------------------------------------
  1036.  
  1037. Customer Survey: Please tell us where you obtained your shareware
  1038. copy of Task Master:
  1039.  
  1040. By mail from (company name): ___________________________________
  1041.  
  1042. Download from BBS (name): ______________________________________
  1043.  
  1044. If from rack in retail store, please give the name of the brand
  1045. on the disk package or label: __________________________________
  1046.  
  1047. Other: _________________________________________________________
  1048.